Kontorhotel vs. traditionelt kontor – hvad er forskellen?

Kontoret udgør rygraden i virksomhedens dagligdag. Det er her, hverdagen leves indefra. Det er her, samarbejdet finder sted, og det er her, kulturen får sin fysiske form. Her mødes medarbejderne og skaber resultater sammen. Derfor er er valget af kontorløsning en af de vigtigste beslutninger, man træffer. Når en virksomhed skal finde nye kontorlokaler, er der mange faktorer i spil, blandt andet beliggenhed, indretning, faciliteter, fleksibilitet, image, og selvfølgelig prisen. Men før man overhovedet begynder at sammenligne konkrete adresser, er det afgørende at afklare, hvilken type kontorløsning der passer bedst til virksomhedens behov og arbejdsgange.

Markedet byder i dag på flere muligheder: traditionelle kontorlejemål, flerbrugerhuse, kontorfællesskaber, coworking spaces og kontorhoteller – hver især med forskellige fordele, afhængigt af virksomhedens størrelse, kultur og ressourcefordeling. I denne artikel sætter vi, sammen med kontorekspert Anders Krogh, Partner og Head of Office Letting hos Cushman & Wakefield | RED, fokus på to af de mest udbredte modeller på det danske marked, nemlig det traditionelle kontorlejemål og kontorhotellet. Vi ser nærmere på, hvordan de adskiller sig, og hvad man bør tage med i sine overvejelser, når man skal vælge det rette setup.

Hvad er et kontorhotel?

Et kontorhotel er en fleksibel og fuldt serviceret kontorløsning, hvor virksomheder lejer sig ind i et professionelt miljø drevet af en ekstern operatør. Her får man ikke bare et skrivebord eller et kontor – man får adgang til en komplet ramme omkring arbejdsdagen. Denne type kontorløsning er blevet populær blandt både store og små virksomheder, og Anders Krogh har oplevet en markant stigning i efterspørgslen på de muligheder, et kontorhotel kan tilbyde:

“Virksomheder ønsker i dag flottere og bedre kontorer og samtidig at kunne fokusere på deres kerneforretning, uden at skulle bruge tid på drift og administration. Det er en af årsagerne til, at kontorhotelmarkedet vokser.”

Kontorhoteller tilbyder typisk fælles faciliteter som mødelokaler, bemandet reception, loungeområder og kantine. Nogle ydelser er inkluderet i lejen, mens andre kan tilkøbes efter behov, alt efter hvordan man ønsker at bruge stedet. Den daglige drift, herunder rengøring, internet, posthåndtering, kaffe, printere og teknisk support, varetages centralt, så man som virksomhed kan fokusere på sin kerneforretning i stedet for praktiske detaljer.

I modsætning til kontorfællesskaber, hvor man ofte sidder i åbne miljøer, består et kontorhotel som regel af aflukkede kontorer. Det giver faste, professionelle rammer og mulighed for at arbejde i ro og fortrolighed, uden at gå på kompromis med fleksibiliteten. For et hurtigt overblik, har vi samlet nogle af de væsentligste fordele og ulemper ved at leje kontor i et kontorhotel nedenunder.

Fordele ved kontorhoteller

• Klar til brug fra dag ét med møbler, internet, rengøring og kaffe.
• Fleksible lejevilkår med kort opsigelse og mulighed for hurtigt at skalere op eller ned.
• Frigør ressourcer til kerneforretningen, og lad andre om den administrative og operationelle kontordrift.
• Forudsigelige omkostninger, da mange ydelser er inkluderet i lejen.

Potentielle ulemper ved kontorhoteller

• Begrænset mulighed for fuld personlig tilpasning af hele kontormiljøet.
• Fælles faciliteter som lounge, kantine og mødelokaler deles med andre virksomheder, hvilket kan give travlhed og kræve planlægning i perioder.
• Mindre kontrol over bygningens samlede drift og politikker, f.eks. sikkerhed, rengøringstider eller adgangsregler.

Hvad er et traditionelt kontor?

Et traditionelt kontorlejemål betyder, at virksomheden lejer selve kontorlokalet, ofte som et tomt eller delvist indrettet lejemål, direkte af en udlejer. Lejekontrakterne strækker sig typisk over flere år ad gangen, ofte 3-5 år eller mere, og indebærer et større ansvar for virksomheden selv.

Det er virksomhedens egen opgave at stå for alt fra indretning og møblering til etablering af tekniske løsninger som internet, adgangssystemer og kaffemaskiner. Driften og den daglige administration, herunder rengøring, vedligehold, reception, sikkerhed og mødelokaler, håndteres også internt.

Til gengæld giver denne model maksimal frihed til at skræddersy hele lejemålet præcis efter virksomhedens ønsker og behov. Og netop muligheden for at bruge kontoret som et strategisk værktøj til at styrke kultur og brand er en vigtig årsag til, at mange virksomheder fortsat vælger et traditionelt setup. Anders Krogh ser især én årsag til den fortsatte interesse for traditionelle lejemål:

”Virksomhederne ønsker i stigende grad moderne kontorlokaler, der skiller ud fra konkurrenternes og understøtter kulturen, samarbejdet og medarbejdernes tilstedeværelse på kontoret. Kontoret er i langt højere grad end tidligere med til at skabe et image for virksomheden, og det rette kontor med lækre faciliteter og kontormiljøer, kan være med til at fastholde og rekruttere de mest talentfulde medarbejdere.”

Derfor er det ofte en løsning, der passer bedst til større virksomheder eller dem med særlige krav til indretning, plads eller drift – og som har ressourcerne til selv at varetage den fulde kontoradministration. For et hurtigt overblik har vi samlet nogle af de væsentligste fordele og ulemper ved at leje et traditionelt kontorlejemål nedenfor.

Fordele ved traditionelle kontorlejemål

• Fuld kontrol over indretning, branding og kontormiljø.
• Kan skræddersys præcist til virksomhedens forretningsbehov.
• Ofte lavere overordnet leje per m², da man kun betaler for selve lejemålet og ikke andre services.

Potentielle ulemper ved traditionelle kontorlejemål

• Længere bindingsperioder og længere opsigelsesvarsler giver mindre fleksibilitet.
• Virksomheden står selv for drift, administration og investeringer i møbler, internet og faciliteter.
• Virksomheden er selv ansvarlig for uforudsete omkostninger ved lejemålet.

Sammenligning af kontorhotel og traditionelle lejemål

Når man står over for valget mellem kontorhotel og traditionelt kontorlejemål, handler det i høj grad om, hvordan virksomheden ønsker at bruge sin tid, sine ressourcer – og hvilke rammer der bedst understøtter hverdagen. For at gøre beslutningen mere overskuelig, har vi samlet fem centrale områder, hvor forskellene mellem de to løsninger typisk bliver tydelige.

1. Lejevilkår

Først og fremmest adskiller de to løsninger sig på lejevilkårene. Et kontorhotel tilbyder kortere opsigelsesvarsler og mulighed for at skalere op eller ned med kort varsel. Det gør det oplagt til virksomheder i vækst eller forandring. Et traditionelt lejemål kræver derimod en længere kontrakt, ofte flere år, og er derfor mindre fleksibelt.

2. Faciliteter og drift

Driften er også væsentligt forskellig. I et kontorhotel er alt klar fra dag ét: møbler, internet, rengøring, reception, mødelokaler og teknisk drift. Det kræver ingen opstartsinvestering og næsten ingen praktisk administration. I modsætning hertil står virksomheder med traditionelt lejemål selv for alle løsninger og services, fra adgangssystemer til kaffemaskiner, hvilket giver større frihed, men også et større ansvar og en højere grad af daglig drift.

3. Omkostninger

Selvom man sjældent gør op i kvadratmeter, når man lejer kontor i et kontorhotel, kan en direkte sammenligning på papiret let give indtryk af, at prisen pr. kvadratmeter er væsentligt højere end i et traditionelt lejemål. Denne sammenligning bliver dog hurtigt misvisende, da et kontorhotel også omfatter en lang række faciliteter og services, som ikke indgår i kvadratmeterprisen for et traditionelt lejemål. Ser man på den samlede økonomi, kan forskellen derfor udligne sig – og i nogle tilfælde være mere gennemsigtig og forudsigelig i et kontorhotel.

I et kontorhotel betaler man for et samlet koncept, hvor udgifter til drift, service og fælles faciliteter fordeles mellem flere virksomheder. Det giver en høj grad af fleksibilitet og forudsigelighed i økonomien, men det betyder også, at man bidrager til faciliteter, man måske ikke selv bruger fuldt ud. I et traditionelt lejemål har man omvendt fuld kontrol over, hvad man betaler for – men til gengæld ligger hele ansvaret for indretning, drift og vedligeholdelse hos virksomheden selv. Her kan de økonomiske risici være større, fordi man risikerer at binde sig til flere eller færre kvadratmeter, end behovet faktisk viser sig at være over tid.

4. Skalerbarhed

Skalerbarheden i de to kontorløsninger er en vigtig forskel. Et kontorhotel gør det muligt at justere antallet af kontorer eller pladser løbende, så behov for mere eller mindre plads ofte kan løses hurtigt – uden at flytte. I et traditionelt lejemål er lokalerne faste, og ændringer kræver typisk en flytning eller nye forhandlinger. Selvom kontorhoteller typisk lover øget fleksibilitet, kræver det dog stadig en overvejelse, om kontorhotellets kapacitet kan følge med virksomhedens udvikling, når den skal bruges.

5. Kontrol og indretning

Endelig spiller kontrol og identitet en rolle. Kontorhoteller tilbyder professionelle, men relativt standardiserede rammer, hvor man primært kan præge sit eget kontorareal. I et traditionelt kontor har virksomheden derimod fuld kontrol over indretning, branding og atmosfære i hele lejemålet.

 

Ønsker du et hurtigt overblik over forskellene på kontorhotel og traditionelt kontorlejemål, har vi samlet de væsentligste punkter i nedenstående sammenligning:

Hvilke tendenser kan guide dit valg af kontorløsning?

Vi ser lige nu nogle klare tendenser på kontormarkedet, som kan give inspiration til, hvilke faktorer I bør tage med i overvejelserne, når I skal træffe beslutning om kontorløsning. Ifølge Anders Krogh, flytter flere virksomheder tættere på byerne eller etablerer city hubs for at være tættere på medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere – noget der både kan styrke effektivitet og attraktivitet.

Samtidig efterspørger virksomheder i stigende grad fleksible løsninger, der kan tilpasses hurtigt i takt med vækst eller ændrede behov. Anders Krogh fortæller:

“Virksomhederne har i dag sværere ved at forudse deres fremtidige behov og derfor sværere ved at binde sig til lange kontrakter. De senere år har vist, at der hurtigt kan ske globale forandringer, både politisk, sundhedsmæssigt og teknologisk, som man som virksomhed må forholde sig til. Dette har medført et øget behov for mere fleksible løsninger, både i de fysiske rammer og i de kontraktuelle forhold.”

Der er dog ikke én model, der passer til alle, og ingen løsning er nødvendigvis bedre end en anden. Valget af kontorløsning handler i sidste ende om, hvad der passer bedst til jeres virksomhed – både nu og i fremtiden. Det brede udbud af kontorløsninger giver virksomheder mulighed for at finde netop den model, der bedst understøtter deres forretningsmål og skaber størst værdi.

ordnungs take på kontorhoteller

Hos ordnung har vi specialiseret os i kontorhoteller, der kombinerer fleksibilitet, høj kvalitet og en professionel hverdag uden praktiske benspænd. Vi driver 10 kontorhoteller i København, Frederiksberg, Lyngby og Hellerup med i alt over 2.500 arbejdspladser, fra private kontorer der kan skræddersys til coworking-pladser, alle udstyret med den nyeste teknologi og komfortable arbejdsstationer af høj kvalitet.

Vi ved, at ingen virksomheder er ens. Derfor tilbyder vi to forskellige koncepter, ordnung og ordnung+, som giver jer mulighed for at vælge netop det serviceniveau og de rammer, der passer til jeres hverdag. Du kan læse mere om vores to kontorhotel koncepter her.

Uanset om I har brug for et enkelt kontor, et teamområde eller en hel etage, kan I få en løsning, der matcher jeres behov, uden lange opsigelser og uden at skulle bruge tid på drift, administration og leverandøraftaler.